某公司准备召高端接待酒会，预计5桌，但是有表演需要600平无柱式会场，公司领导指派市场策划部门小刘负责预定酒店，小刘之前因为预定酒店的经历觉得酒店价格太高，所以他这次先找了一家会务公司询价，想着直接跟着会务公司的报价方案去询价格，最起码知道酒店的低价之后，不会白白的多花冤枉钱给会务公司，不得不承认很聪明的做法，会务公司第二天就给了他4家酒店的回传，包括会场照片以及酒店周边配套情况，小刘拿到价格之后，先给每个酒店打了一遍电话，拿着会务公司给他的报价去询价，最后确定一家酒店可以适当的给他调整一下价格，就是比会务公司给他的报价稍微低一点点，但是有一个条件就是必须在当天支付所有活动费用,会场场地费11万，临时产生费用另计，小刘很高兴，马上吧会务公司给他的方案经过他精心的修改后给到领导审阅，没有任何争议的领导选择了小刘推荐的酒店，并且马上催促公司财务签合同打款一气呵成，就怕酒店变卦，酒店当然在接到合同之后马上走流程，财务审核合同，预订部下单备案，销售部把该日期当期关闭，一切都是那么的顺利，对于小刘觉得领导给他的任务已经完美完成毫无挑剔，对于酒店来说其实合同履行，杏彩体育app下载就差交付环节，但是天有不测风云，就像我之前讲过的做会务唯一不变的就是一切都在变，刚过了1个星期不到，领导找到小刘预计参会的重要嘉宾因为临时有重要的事情，要出国没有这位嘉宾来参加本次活动，那这次活动就失去了意义，所以这次活动暂定改期并且很有可能取消，但是指派小刘跟酒店沟通看能不能延期或者退还活动费用，小刘一个头两个大，因为不只是酒店已经全款支付完了，还有灯光音响舞美演员等等都已经预定并且支付了订金，这部分订金还是自己垫付的，并且先不说这部分订金能不能拿得回来，有的供应商甚至还要涉及到赔偿，最后小刘还是硬着头皮，给到之前已经预定的供应商打电话取消活动，最后还是自己支付了部分订金自己损失了3000多公司损失20000多，但是该面对的还是要面对，小刘与酒店沟通能不能改期或者取消活动的时候，杏彩体育app下载酒店明确表示按照合同甲方单方面取消活动要支付当次活动百分之70%费用作为酒店损失的补偿，杏彩体育app下载因为酒店吧这个档期留给了小刘就以为这别的客人不能够预定这一天的活动，虽然活动没有召开但是酒店已经产生了这部分的成本，酒店收取70%已经是酒店损失的成本底线了，但是小刘还是想要回来全款，这时候他想起来最早找到这家酒店的那家会务公司，小刘马上跟会务公司联系，小刘这个时候想咨询一下会务公司经常与酒店打交道想听去一些会务公司的意见，如果有可能他更希望会务公司从中介入，这个时候会务公司当然已经不能介入，就是会务公司能介入也不会做这样的事，哪怕是小刘愿意支付会务公司的服务费，会务公司也不会因为一个客户得罪一个酒店，关键又是这样客户单方面违约并且不想承担酒店损失的时候，会严重影响会务公司在当地酒店行业里的专业度口碑，最后还是主办方承担了酒店的损失，直接损失9万多。好案例就描述到这里，我们来分析一下问题出在哪里，是小刘没有与领导及时准确的沟通在前杏彩体育官网app，没有对活动的不确定性作出正确的预判再后，如果小刘可以在领导给他下单活动计划任务的时候与领导确认本次活动的不确定性可能，小刘就有机会对后面预定酒店的时候作出预案，另外一点不应该个人预定舞美设备跟演出人员，并且自己预先私人垫付订金，从专业技术的角度来讲这属于违规操作，因为个人承担风险过高，并且活动能不能正常举办不是预定的那个人能决定的，正常的操作应该是走正规程序签合同支付由公司支付合理范围内的订金，包括小刘跟酒店签合同，因为贪便宜，外加一点点的小聪明，预先支付了全部活动费用，如果活动可以顺利召开当然没有问题，但是风险与同在的道理明显小刘不懂，最后让公司蒙受了巨大的损失，做会务活动策划本没有套路，时刻如履薄冰，不走捷径一场活动才有稳定的保障，在求稳的基础之上才能考虑锦上添花，最怕的就是打没有把握的仗。